Teil 4, der Abschluss einer Serie darüber, wie klare Rollenbilder in meinen Teams entstanden sind
Nachdem ich gelernt hatte, wie wichtig klar abgesteckte Rollen innerhalb des Teams sind, dachte ich zunächst, damit wäre das Thema erledigt. Ein Irrtum, wie sich durch meine regelmäßigen 1:1-Gespräche schnell herausstellte.
Wenn interne Klarheit nicht ausreicht
Nur weil ich mein Team intern klar aufgestellt hatte, bedeutete das nicht automatisch, dass es reicht, diese Verantwortlichkeiten einmal nach außen mitzuteilen. Andere Abteilungen hatten teilweise noch ein altes Bild davon, wer bei uns wofür zuständig ist. Ich hatte die interne Arbeit gemacht, die Rollen sauber definiert, die Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und ging davon aus, dass diese Klarheit sich automatisch nach außen verbreiten würde, sobald sie einmal kommuniziert war.
Das war ein Trugschluss. Gewohnte Strukturen zu verändern ist anstrengend, und genau diese Veränderung musste ich immer wieder wiederholen, nicht nur einmal ankündigen. Eine einzelne E-Mail oder eine einmalige Information in einem Meeting reicht nicht aus, um jahrelang eingespielte Vorstellungen bei anderen Abteilungen zu verändern.
Warum das schnell mühsam wird
Das kann schnell mühsam werden. Man selbst hat die neue Struktur längst verinnerlicht und wundert sich, warum andere Abteilungen noch an alten Gewohnheiten festhalten. Dieser Moment ist tückisch: Für mich war die neue Klarheit längst Alltag geworden, während andere noch in der alten Logik dachten. Das erzeugt eine gewisse Ungeduld, man hat das Gefühl, etwas bereits erklärt zu haben, und muss es trotzdem erneut erklären, weil die Information beim Gegenüber noch nicht angekommen ist.
Diese Ungeduld musste ich für mich selbst einordnen. Es ist kein Zeichen dafür, dass die andere Abteilung unaufmerksam war oder die Information ignoriert hat. Es ist schlicht die normale Zeitverzögerung, die entsteht, wenn sich etablierte Strukturen ändern. Wiederholung ist in diesem Fall keine Ineffizienz, sondern eine notwendige Investition.
Die Erkenntnis auf zwei Ebenen
Die Erfahrung, die ich daraus mitnehme: Es ist entscheidend, dass jeder Mitarbeiter ein klares Bild der eigenen Rolle hat, und zwar auf zwei Ebenen gleichzeitig. Im abteilungsinternen Kontext, aber genauso im abteilungsübergreifenden Teamgefüge. Beides zusammen erst gibt echte Klarheit, auf die man sich im Alltag verlassen kann.
Eine interne Klarheit ohne externe Klarheit bleibt unvollständig. Mitarbeiter mögen genau wissen, wofür sie zuständig sind, wenn andere Abteilungen das nicht wissen, entstehen trotzdem Reibungen, Missverständnisse, falsche Ansprechpartner. Klarheit ist also kein Zustand, den man einmal herstellt und dann für erledigt erklärt. Sie ist eine Aufgabe, die sowohl nach innen als auch nach außen kontinuierlich gepflegt werden muss.
Der ganze Weg im Rückblick
Rückblickend war der Weg zur klaren Verantwortlichkeit für mich deutlich länger, als ich anfangs erwartet hätte. Von einem laxen ersten Versuch, über die Erkenntnis, dass meine eigene Freiheit nicht der richtige Maßstab war, bis hin zur Einsicht, dass Klarheit intern beginnt, aber nach außen wiederholt werden muss.
Jeder dieser Schritte für sich betrachtet wirkte im jeweiligen Moment wie die Lösung des Problems. Erst im Nachhinein wird sichtbar, dass jeder Schritt eine neue, zuvor unsichtbare Ebene des Themas offengelegt hat. Was am Anfang wie eine einfache Aufgabe aussah – „beschreibe die Rollen im Team klar“ – hat sich als vielschichtiger Prozess entpuppt, der weit über eine einmalige Formulierung hinausging.